Una volta effettuato l’accesso all’area riservata Trendoo, è possibile accedere alla procedura guidate per l’importazione dei contatti in due modi:

  1. cliccando sul riquadro IMPORTA CONTATTI nella pagina iniziale
  2. Selezionando il menù CONTATTI > Importa contatti.

Pulsante importa contatti

Primo step: seleziona il metodo di importazione

Si aprirà una finestra con la procedura guidata di importazione con due opzioni principali:

scelta metodo di importazione

1. COPIA/INCOLLA (solo numeri di telefono)

Puoi digitare direttamente i numeri o gli indirizzi email dei tuoi contatti nell’apposito box, oppure puoi copiarli e incollarli da un testo.
Scegli tra “Aggiungi nuovi e aggiorna contatti esistenti” e “Aggiungi solamente i nuovi contatti”.

2. DA FILE

Selezionare il file da importare cliccando sull’apposita icona. È possibile importare la propria lista contatti da file .xls e file .xlsx o da file .csv.

—> Come preparare il file da importare:

Ecco alcune regole da tenere a mente per assicurarsi sempre una corretta importazione dei propri contatti:

  1. Accertarsi che il file contenga i dati (numeri di cellulare, nome, cognome, etc) sempre in colonna, ovvero uno sotto l’altro.
  2. Assicurarsi che la prima cella della colonna contenga l’intestazione di colonna, ovvero un testo identificativo del contenuto di quella colonna (ad esempio: cellulare, nome, cognome).
  3. Qualora la lista di numeri di telefono contenesse numeri di cellulare non italiani, è necessario indicare sempre il prefisso per tutti i numeri (formato 0039 oppure +39) .
  4. Qualora si utilizzasse un foglio elettronico di calcolo (.xls, .ods, etc), è necessario formattare le celle contenenti i numeri di telefono come “solo testo”, in modo tale che non vengano eliminati gli zeri e il + davanti ai numeri al momento dell’importazione. Qualora il sistema non riconosca la presenza di un prefisso internazionale, lo inserirà di default a seconda della nazionalità dell’account.
  5. File .xls generati con altri editor diversi da Excel di MS Office (es. OpenOffice) potrebbero causare l’importazione di numeri errati. Con openoffice si consiglia di salvare in formato .csv .
  6. Non è possibile importare file di dimensioni superiori ai 64Mb.
  7. Esistono dei limiti massimi di caratteri importabili per ciascun campo anagrafico. Trovate i dettagli alla pagina Rubrica Contatti.
  8. Nel caso in cui si importi un file contenente anche l’indicazione del GRUPPO nel quale inserire i contatti, fare attenzione a scrivere correttamente il nome del gruppo, altrimenti verrà creato un gruppo nuovo. Ad es. nel caso in cui esista già il gruppo CLIENTI, ma nel file si indichi come gruppo CLIENTI1, in rubrica si avranno a quel punto un gruppo denominato CLIENTI e uno denominato CLIENTI1. NB: il sistema non distingue fra maiuscole e minuscole, quindi il gruppo “clienti” , quello “Clienti” e quello “CLIENTI” sono identici ai fini dell’importazione.

Seleziona gruppo

Se non si è già indicato nel file di importazione, è possibile qui, opzionalmente, selezionare il/i gruppo/i al quale si vuole associare i contatti (i contatti possono essere inseriti in zero, uno o più gruppi) . Basterà selezionare il/i gruppo/i già esistente/i oppure si può creare un nuovo gruppo, senza uscire dalla procedura di importazione, cliccando su NUOVO GRUPPO.

Secondo step: modalità di importazione e collegamento campi

Se hai scelto la modalità di importazione dei contatti da File, per concludere la procedura, passa al secondo step: “Modalità di importazione e collegamento campi”.

Una volta caricato il file, è possibile selezionare due modalità di importazione:
a) aggiungi nuovi e aggiorna contatti esistenti: in presenza di contatti già inseriti all’interno della rubrica i contatti già presenti verranno aggiornati con i nuovi campi anagrafici e le nuove associazioni a gruppi e/o liste;
b) aggiungi solamente i nuovi contatti: i contatti già presenti in rubrica si manterranno inalterati

modalità di associazione campi rubrica

Nella seconda parte viene richiesto di associare i vari campi anagrafici. Per stabilire a quale campo ogni colonna del file (a sinistra) corrisponde, è sufficiente selezionare il campo anagrafico corrispondente sulla destra.

associazione campi contatti

Cliccare su CONCLUDI E IMPORTA per completare l’importazione.

Importazione indirizzi email: iscrizione alla lista

Nel caso in cui si stiano importando liste di contatti con indirizzo email, cliccando su opzioni avanzate potrai decidere a quale lista email desideri iscrivere i tuoi contatti. Se hai attive una o più liste potrai selezionare la/le lista/e a cui iscriverli ed inoltre decidere se inviare loro una email di opt-in.

Nota. L’utilizzo della email di opt-in è considerata buona pratica nell’email-marketing. Per maggiori informazioni vai qui.

Opzioni avanzate

Inoltre, è possibile ricevere una mail con il report dei contatti in errore; contatti che non sono stati importati per problemi relativi a conflitto di informazioni (ad es. stesso numeri di cellulare associato a due differenti indirizzi email)
E’sufficiente porre il flag sul box “Invio email report contatti non importati”; la mail verrà inviata all’indirizzo indicati nelle impostazioni.

Infine si clicchi sul pulsante “CONCLUDI E IMPORTA”.